Pour réussir votre événement professionnel, il est nécessaire de se poser les bonnes questions et de s’intéresser à chaque détail ! Cette approche devrait vous aider à vous démarquer des autres entreprises qui vont avoir tendance à aller à l’essentiel quitte à être trop simple ou alors celles qui font trop de chichis.

On sait tous que les événements professionnels sont devenus primordiaux et une étape importante pour une entreprise pour se faire connaître, valoriser son image, ainsi qu’enrichir son réseau professionnel pour développer son business.

L’organisation ne doit donc pas être laissée au hasard. Voici quelques conseils pour une organisation d’évènements au top ! 

Étape 1: Définissez vos objectifs 

Des objectifs clairement définis sont la base de toute stratégie événementielle réussie !

Pourquoi souhaitez-vous organiser un événement corporate ? 

Vous devez vous poser les bonnes questions, quelles sont les raisons pour lesquelles vous créez votre évènement ?

• Créer de nouveaux liens avec ses clients 
• Élargir son réseau professionnel
• Faire vivre des expériences à vos prospects et clients 
• Augmenter votre notoriété 
• Améliorer votre image de marque

Selon l’objectif que vous poursuivez, le format de votre événement ne sera pas le même, et le résultat non plus!

Étape 2 : Définissez la cible de votre événement

Quelle est votre audience et quel nombre de participants souhaitez-vous convier ? 

En fonction de la cible principale établie, vous serez capable de définir quels sont ses besoins et ses attentes pour rendre votre événement plus attrayant et maximiser les chances de réussite.  

Étape 3 : Définissez le lieu et la date de votre événement

Le choix du lieu et de la date est fondamental. Organiser votre réunion, votre congrès, votre conférence, votre séminaire, la présentation de vos produits, votre événement professionnel dans un lieu adéquat exige un minimum de réflexion.

Le lieu doit correspondre à plusieurs critères, comme le budget, la capacité d’accueil, pour faire en sorte que les visiteurs ne se sentent pas oppressés, et enfin l’accessibilité, pour que tous les participants puissent s’y rendre facilement sans aucune contrainte. 

La date doit quant à elle, être choisie pour qu’un maximum de personnes puissent participer, pour cela étudiez votre cible et ses habitudes, évitez les périodes de vacances scolaires et surveillez le calendrier événementiel de vos concurrents, pour éviter de programmer votre manifestation en même temps qu’eux.

Étape 4 : Envoyez les invitations pour votre événement et Relayez votre communication. 

Après avoir choisi votre stratégie ainsi que le lieu et la date de votre événement, il est indispensable d’inviter les personnes à prendre part à votre manifestation professionnelle. Pour cela Flyers, Newsletters, ainsi que les réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés pour communiquer auprès de vos cibles.

Pensez à interagir avec votre communauté avant, pendant et après l’événement. 

Important : Votre Communication doit être faite à l’avance!

Envoyez vos invitations  au minimum 1 mois avant la date, l’idéal serait 2 mois.

Étape 5 : Soignez votre logistique et faites-y un point 

Quelques jours avant votre événement professionnel, pensez à faire votre point logistique pour éviter les inconvénients de dernières minutes: traiteurs, décorations, mobiliers, supports de présentation, badges, matériels informatiques, etc… 

N’oubliez pas de poster un petit quelque chose pour le rappeler à votre audience!

Étape 6 : Pensez à remercier vos participants et solliciter un retour d’expérience 

Pendant votre événement, essayez de prendre un maximum de contenu intéressant et esthétique, postez le! Vous verrez, en rentrant chez eux, ils iront consulter vos réseaux sociaux et les stories que vous avez postées au fur et à mesure de la journée! N’hésitez pas à mentionner, commenter et remercier tous les acteurs votre event ainsi que tous les visiteurs, ça fait toujours plaisir !

Enfin, après chaque événement, gardez un lien avec votre communauté, remerciez les participants et sollicitez des retours d’expérience avec un formulaire de satisfaction. Vous pourrez donc analyser leurs avis, savoir s’ils ont été satisfaits et s’il y a des points à améliorer en vue de votre prochaine manifestation professionnelle. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réussir tous vos événements professionnels ! 

Depuis 30 ans, les équipes de Réunir visitent et sélectionnent pour vous les meilleurs établissements (hôtels, salles, centres de congrès et de conférences…) qui accueillent vos manifestations professionnelles, n’hésitez plus ! Contactez-nous pour plus de renseignements !

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